La data sera le pétrole du 21ème siècle
On entend souvent dire que la "la data sera le pétrole du 21ème siècle" ; parlez-en à votre équipe marketing pour connaitre l'importance d'avoir un fichier clients propre pour utiliser l'email Marketing d'Odoo !
En revenant, passez aussi par la logistique ou le commercial : tous vous diront que maintenir les données c'est fastidieux et chronophage !
Bref, vos données existent mais elles ne peuvent être exploitées comme elles pourraient l'être et il faut les "nettoyer" ("data cleaning" si vous êtes adepte des termes anglo-saxons).
Généralement, on profite du changement d'ERP, d'une migration pour faire le ménage (avec beaucoup d'énergie dépensée sur des fonctions ou macro sous votre tableur préféré (Excel, Spreadsheet, Calc...).
On démarre avec des données propres mais, au fur et à mesure, celles-ci perdent de leur superbe (et de leur valeur) !
Comment maintenir ses données dans un bon état ?
La première chose à faire est d'identifier auprès de vos collaborateurs quelles sont des données critiques. Sauf exception, ils vous diront :
au marketing et au commerce : les adresse email, les noms et prénoms
à la logistique : les adresses des clients, la désignation et les codes barre des articles,
...
Dans un deuxième temps il faut mesurer l'ampleur de la tâche. Pour cela, vous pouvez exporter les données identifiées par la fonction d'export d'Odoo.
Export des données critiques vers fichier .xls
Exemple pour un fichier client (contacts) :
Passer en vue "liste" et sélectionnez toutes les données
Dans le menu "Action", choisissez "Exporter"
Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez les champs à exporter
Après avoir cliqué sur la bouton "EXPORTER" Odoo vous génère un fichier au format xls. que vous pouvez analyser pour évaluer la qualité de vos données et les actions correctives à mettre en place.
PS : si nous n'avez pas accès à l'export, il faut demander à votre administrateur Odoo de vous l'accorder.
Deux options s'offrent à vous :
Nettoyer le fichier exporté et l'importer dans Odoo : c'est efficace mais c'est du "One shot" et il faut recommencer périodiquement,
Utiliser l'application (gratuite) livrée avec votre Odoo Enterprise, à partir de version 14 uniquement :-(.
Nettoyez périodiquement vos données avec l'application "Nettoyage de données"
C'est là que l'application "Nettoyage de données" apparue avec la version 14 d'Odoo Enterprise peut vous donner un bon coup de main.
Et en plus, elle est gratuite !
L'application est très simple d'utilisation mais elle est à manipuler avec méthode (je publierai un billet plus détaillé ultérieurement sur le sujet ou contactez-moi si vous avez des questions).
Définir les règles de nettoyage
L'application est livrée avec des règles "classiques" qui répondent aux besoins "classiques". Vous pouvez aussi définir vos propres règles :
Valider les propositions de nettoyage
Toutes les règles peuvent être automatisées et être exécutées périodiquement et mettre à jour automatiquement les enregistrements, par exemple :
Mettre systématiquement les noms et prénoms en minuscule avec la première lettre en majuscule (utile pour le l'email marketing),
Remettre au bon format les numéros de téléphone,
Pour les règles plus "dangereuses" comme le dédoublage de contact, je vous recommande d'opter pour une validation manuelle dans un premier temps. Ce n'est qu'après avoir vérifié manuellement que votre règle est correcte que vous pourrez l'automatiser.
Bon raffinage de pétrole !